Möten 2.0

Ett par gånger per år uppgraderar vi våra mobiltelefoner och datorer för att de ska fungera effektivare, buggar ersätts med nya fungerande lösningar. Precis som datorer är vi individer och arbetsgrupper beroende av att "mjukvaran" stödjer uppgiften.

En vanlig kommentar när jag håller personalutbildningar är att möten är tidskrävande och inte alltid så meningsfulla.

Funktionella möten

Se till att mötena har ett tydligt syfte! Är syftet att lösa problem? reda ut missförstånd ? eller är det att delegera eller utvärdera?

Är det lätt hänt att syftet med mötet ändras under mötet?

Kanske är det så att det inte finns formell tid för vissa saker så därför kommer de upp när det kanske inte är så produktivt?

Tänk dig en arbetsplats där det finns verkställande möten där relations relaterade saker inte får tas upp. Och att det även finns möten där fokus är på relationerna i arbetsgruppen.

Det som inte ges tid tar tid.

Hur mycket effektivare skulle ditt arbetslag bli på leverans av tjänster eller produkter om alla som ville fick höra vad hen gör som fungerar och vad som skulle kunna göras bättre?

Jag var på en arbetsplats för att de hade problem med klagomål mellan kollegor. Under dagen blev jag nyfiken på hur stora de här problemen var i relation till helheten. Så jag frågade, hur perfekta är ni?

Just på den här arbetsplatsen fanns det statistik på det mesta så det var lätt för arbetsgruppen att svara. Vi gör 127 fel per år var svaret. Hur många ärenden har ni? Svaret var 42 333 ärenden. Det visade sig att arbetsgruppen var 99,7% perfekta.

Det som "åt upp" arbetsglädjen var att de fokuserade på 0,3% av resultatet som de kunde förbättra, de missade helt att se de 99,7% som var perfekta. 100% av tiden gick åt till 0,3% vilket resulterade i att ur deras perspektiv var 127 ärenden = 100%

Jag sa nått i stil med, hur skulle det vara om ni använde några procent av tiden ni har tillsammans på era möten med att fokusera på de 99,3% genom att påminna er om hur nära perfekta ni är, då gissar jag att ni få mer energi över till att arbeta på de där 0,3%.

Jag fick efter det mötet inte några fler samtal från den arbetsgruppen. Jag hoppas det var för att de fick en mer verklighetsnära bild av läget genom att strukturera om fokus och tidsanvändningen för möten.

Det spelar ingen roll hur perfekt en arbetsgrupp är om den inte kan njut av det. Genom att fira framgångar får de tillbaka energin som de lagt ner i sitt arbete.

Några frågor att börja med:

• Har ni en metod eller struktur för att optimera att möten blir meningsfulla och produktiva? En timmes långt möte med 8 personer är en arbetsdag i tid.

• Ger ni varandra kvitton på att ni förstått varandra? Utan kvitton vet ni inte om budskap mottagits som det var tänkt? (skriver mer om detta i senare inlägg)

• Har ni metoder för att hantera konflikter? Eller vinner den som är besvärligast?

• Tar ni er tid att fira vad som fungerar?

I många arbetsgrupper är individerna fokuserade på att vara effektiva men man funderar inte på hur gruppen ska bli mer effektiv. I effektiva arbetsgrupper har man metoder för möten och för att hantera konflikter.